电商后台 | 我的「财务对账系统」总结

关于财务对账系统,网上相关资料比较少。所以结合自己做项目的经历和经验,做了这一篇总结,希望对小伙伴们有帮助。

进入这家公司做的第一个项目就是财务对账系统规划,当时对公司业务还不是特别了解,只是根据业务的需要梳理了一期的功能点;大概了解了财务对账的流程,就秉着能解决释放人力的想法开始做原型。

因为不了解业务,也在该项目进行的过程中发现了无数的坑。不过也是因为这个项目,让自己真正了解了公司的不同业务线;并对各个系统逐步都有了深入的了解。

一、规划背景

业务线比较多,每个月底财务人员经常加班线下手动核对账物;

繁琐,业务线比较多,经常加班也让财务人员苦不堪言。

所以产品决定做财务对账系统,充分解放财务人员人力。

二、功能整理

1. 每个月底出具公司账单

分别从公司维度,平台维度,店铺维度按财务需求出具;

所有的取值口径都来源于ERP系统订单销售数据;

账单出具后和财务一起核对数据,发现与ERP系统原始的数据很对不上,开始查找原因,也发现了一些坑。具体如下:

(1)ERP系统中商品编码的随意修改,导致两个系统的编码不一致

(2)商品基础属性,商品税率修改后取值问题

(3)修改时间的不规律性,ERP中有些未做历史记录等

基础数据的随意修改,ERP中有的基础资料更改未做记录,因此和财务再一次确认口径后,让研发人员修改保证账单的一致性

2. 平台对账账单

由于当时所有的业务线订单在一起,每个平台出具账单的不统一性,故只能是根据财务实际需要,按不同的规则出具;不过整个的流程上基本相似,区分点都是在某些字段金额的计算上

(1)实施步骤:

  • 财务人员将平台上出具的账单导出(由于平台未开具接口,账单数据只能是财务手动来导出,再导入到自己的内部对账系统)
  • 财务人员将平台的账单存入本地文件夹,通过共享工具
  • 财务对账系统每天定时查询未导入的账单表
  • 通过规则匹配ERP的销售订单数据
  • 按规则将不同的金额分配到不同的商品上
  • 然后根据财务的实际需要按商家将不同的金额汇总,出具账单

(2)经验总结

  • 先了解业务后,再去设计功能,画原型
  • 出具PRD时,一定要大致了解订单的情况,或许一般的电商公司订单情况不会负责,我们公司的订单因为有多个系统的交互,结构上相对要负责一些 ;环环相扣
  • 及时和业务核对,发现未完善的PRD规则,按实际情况将规则调整,补充完整
  • 一定要根据不同的业务线,设计不同的平台对账
  • 多和财务人员沟通,了解财务账单和对账方式

3. 供应商对账单

之前介绍过,公司的采购分为内采和外采,但是由于历史原因,现在的结账并没有规范化,账期都很随性,因此前段时间设计了供应商对账功能;本章主要介绍外采对账,内采对账不做介绍

(1)实施步骤

  • 建立供应商结算账期
  • 按账期出具每个供应商的可结算金额
  • 财务人员进行账单核对,审核发票
  • 根据发票填写结算金额,上级领导审批
  • 公司财务出纳打款给供应商(这块可以做成系统自动化,也可以根据公司实际情况,线下打款后,做系统中做记录即可)

(2)经验总结

供应商结算,分现结和铺货结算;

不过铺货的方式占多数,铺货结算指的是周期内出库了多少商品再结算;

这种结算方式在很多公司都有使用。

但这种结算,也存在一定的弊端。如:两个供应商供应同一商品,结算时就不知道要把具体的款项结算给哪个供应商,所以只能是根据不同的情况来做处理。

所以:出具结算规则时,一定要和业务人员沟通,了解公司的实际情况后,按公司的实际业务制定PRD规则,再出具结算账单。

三、总结

对账公司都在做,但也不是每个都会做;很多都是根据业务需要,直接对接三方的财务系统,按不同的业务需要生成凭证后这期的账单就算结束。因此,对账部分每个公司都不同,而我只是按以往的经验介绍些思路,如有不对之处,还请同行们多多指证。

文/简之箐,微信公众号:简之箐。5年互联网产品经理,曾担任医药产品经理和电商产品经理,经历主导过电商平台的系统整合规划,也经历过从0到1的产品。

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