电商后台:采购系统规划

采购业务流程分为内采和外采;因为每个公司的系统情况不同,故内采只做简单说明,着重介绍外采部分。

今天主要讲采购系统规划,就公司现状,之前所有的功能都是依托公司的ERP系统来实现;当时因为和集团公司的b2bERP系统有对接,之间的数据关系也相比其他的电商公司复杂;同时供应商管理由于和上游公司数据未做分离,结算时全都依附于财务线下手动核算;故本章着重从这两个方面来做阐述。

采购业务流程分为内采和外采;因为每个公司的系统情况不同,故内采只做简单说明,着重介绍外采部分。

一、业务流程

内采业务流程

内采基本上都是系统来自动实现,系统生成采购单。

上游系统自动生成对应的出库开票单,验收出库后,生成对应的入库单。

库房验收实现商品入库。

但是由于系统早期做的对接,环节上有脱节;故在公司更换ERP系统时,需要将货物入库验收环节增加验收人员入库确认后再做真正的入库,减少账物不符的情况。

外采业务流程

由于公司是做医药电商,对于国家GSP比较严格,因此从最初的供应商资料审核都有着严格的要求,具体的流程如图:

(说明:资料审批,首营资料审核这些流程刚开始一般都是线下来实现完成。)

从业务流程中可以看出,采购业务,简单的说,就是从某个地方,采购某些商品,到哪里去。

从这句话中,我们可以看到几个因素:

  1. 从某个地方:供应商
  2. 采购某些商品:商品
  3. 到哪里去:仓库

中间连接这些因素的叫采购单,采购单的内容和流转也是这个流程的核心。


二、系统功能

(1)功能层面

功能层面,主要包括供应商管理、采购商品管理、仓库管理,对采购流程的管理,包括采购单管理、采购退货单管理。大致的功能点如下,具体细节要根据公司的实际业务确定。

(2)功能流程说明

这段时间整理原型的时候,主要要根据公司的实际业务需要来设计。像我们的公司,是有地区仓,而每个地区下又会有直营店和加盟店。再加上是药品,在ERP系统上设计时都是比较严谨的,而对于普通的电商公司,采购流程上可以进行简化:

像医药公司(线下有门店)的采购流程,一般会经历以下几个阶段

1. 采购人员开票

  • 采购人员根据实际情况,与供应商沟通后,开具采购票据;
  • 上级人员进行采购审核,审核通过后按照规定通知供应商配货;(是否审核由公司的具体的业务来决定)
  • 供应商配送货物,等待货物验收;

2. 采购货物验收---人员验收,票据与货物核对,验收货物

3. 库房入库

  • 库房人员按验收票据,按货位号上架货物
  • 货物入库操作;库房库存增加
  • 是否要配送到某个门店,调入门店(如果有门店,则需要考虑配送出库,如果无,则入库后该流程即可结束)

4. 配送门店---开具配送出库单,按票据明细打包货品,进行配送出库

5. 门店入库---门店按配送出库的商品进行上架,做门店入库上架处理

说明:逆向流程本章不做过多介绍,采购退货与入库流程发起方相反。具体的流程需要根据公司实际业务设计

(3)原型示例


三、总结说明

针对这些,其实像货品管理---之前因为是早期发展,自营B2C的商品是需要业务来录入两次,维护成本高,出错率相比也高。价格把控上也不好操作管理,故在整个系统的规划过程中,大家一致的意见是采购系统和商品系统要做交互,实现数据的相通性,同时也可以满足多个业务线的发展。《商品系统的规划整合》可以看之前所发布的文章。

关于供应商结算部分,会在之后的文章中说明。希望所发布的内容对大家有所帮助。

作者:简之箐,微信公众号:简之箐,5年互联网产品经理,曾担任医药产品经理和电商产品经理,经历主导过电商平台的系统整合规划。

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