超实用!如何完成后台PRD的撰写?

无论什么样的设计都最终都需要以文档的形式产出,因此,本文将在后台需求文档的撰写上分享自己的心得和建议

近期在工作上独立完成了一份后台的需求规格说明书,因此有了一些心得体会。在这之前,我浏览过许多关于后台设计的文章,大部分文章都是在阐述如何设计后台,给了我们很多设计理念上的建议与帮助。

只是,无论什么样的设计都最终都需要以文档的形式产出,因此,本文我将在后台需求文档的撰写上分享自己的心得和建议。现在,我们先来做做下笔前的思想工作:

为什么要进行后台设计?

我们设计后台的初心,都是为了支撑业务,并进一步提高运营效率和产品竞争力,这是我们在设计后台时需要时刻提醒自己的。由于后台的产品不需要过多的考虑UI和交互设计,所以在明确好业务逻辑和系统架构之后,将效率的提升作为后台产品的重要指标(KPI),注意避免用户在使用你的产品时,做太多重复、机械的操作。

下笔的前提:

关于后台的设计还是需要老话重提。产品经理一定要对你所设计的后台业务了如指掌,亲自深入到业务的实际工作中去,将工作流拆分成多个环节,形成功能的初步构想。期间,你需要记录下业务的整体流程和涉及到的元素,如字段、字段限制、业务要求等。

我个人的习惯是先将这部分内容写于纸上,清楚的梳理好业务之后,再将内容转化成电子档。在纸上,你可以迅速的对内容进行编辑、修改,甚至可以将原型直接画出,让功能先简单的呈现出来,再进行调整改动,这样可以减少很多电脑操作的时间。

同时还需明确目标用户,也就是这个功能是给谁用的。一般后台的目标用户都是公司内部人员,如运营、市场等等,用户就在身边,那么产品经理千万不能浪费机会,一定要与用户进行沟通,提炼出他们的需求。以下是可以提的一些问题举例:

  • 过去是怎么处理这项业务的?
  • 哪一个环节给你带来困扰或者说需要花费你大量的时间去完成?
  • 你最希望实现的功能是什么?
  • 谁可以操作这项业务?操作的范围又是哪些?
  • 是否需要对用户的操作行为进行记录?

……

大家可以根据实际情况进行问题的列举和提问,只有充分地融入到用户中,才能设计出走心的后台哦。

总结一下,下笔之前需要明确几个要素:角色、角色的权限(包括功能权限和数据权限)、业务流程、所需字段、操作日志等。

下笔的顺序

无论是功能还在初拟阶段还是已经开始撰写需求文档,下笔的顺序一定是从核心功能(业务)->分支功能(业务),因为核心功能是奠定整个后台的基础,其他功能都是围绕着核心功能延伸开来。无论是字段规则还是业务规则,其他功能都必须与核心功能保持一致,才能够保证后台的顺利运行。

当你完成核心功能的设计和文档撰写时,可以先与研发讨论设计是否合理和可行,接着再进行分支功能的设计,这么做避免后期需要推倒重做的窘境。

后台系统的目标用户可能是运营人员、市场人员……,而需求文档的目标用户一定是你的研发同事们,需求文档是你输出的一个产品,因此我们一定要让需求文档变得更清晰更易懂。

什么样的需求文档研发爱看?

简洁、高效

设计时要遵循“简洁、高效”的原则。能用一个词说明清楚的事,千万不要用一句话。

前后描述一致

设计后台时,模块之间必然会有关联性,不同的模块可能会涉及到相同的字段,因此对于每项字段、字段类型、字段说明等内容必须保持一致,不要有前后矛盾的情况。

善用表格、图文并茂

  • 后台中的功能结构、角色权限的分配等结构性内容采用表格的形式;
  • 数据流向、业务流程用流程图、泳道图等描述清楚;
  • 功能用原型图呈现,原型图中的信息进行归类,不能因为是后台,无需考虑太好的用户体验而忽视了页面的清晰整洁度。

  • 原型图的各类按键规格保持一致,让研发或UI更好的设计,降低沟通成本。

描述方法

一般后台功能可分为列表数据、功能操作(增删改查等)两大块。可以从以下方式进行描述:

1.列表数据

  • 字段:字段名称、字段类型、字段描述、数据来源、字段规则等;
  • 列表:呈现字段、排序规则、分页规则、状态等。

2.功能操作

方法一:事件流程法

比较复杂的后台功能在同一个功能点中可能包含多个事件,所以复杂后台功能可按照:基本事件流程、子事件流程与特别需求来描述。

方法二:条件描述法

这个方法适用于查询功能,直接对需要查询的条件、规则进行描述。

方法三:输入输出法

输入处理输出大部分是由开发来考虑的,但产品经理如果能站在开发的角度,明确输入、处理、输出的内容,那会省去很多开发的理解成本。

方法四:简要测试用例

测试用例可直接用来表述简单、常见的功能,直击功能的目的。前提是这类功能一定是比较常见的,不需要过多的深入描述,开发也能懂。

一些小TIPS

  1. 需不需要描述很细节的东西?这个问题要取决于整个开发团队的默契度,以及在开发之前是否已经形成了标准的规范,如果是,那么产品经理可以适当减少一些细节描述,简要概括,将重点放在业务的流程和逻辑上。
  2. 大部分情况下,前台需求决定后台需求,后台产品经理设计前一定要与前台产品经理进行深入沟通,不管是对目前有的功能还是未来的前台需求规划,后台产品经理都要了解,提前做好规划,眼光放长远,思考功能的可持续性。
  3. 有些团队的后台文档可能会由若干个产品经理共同完成,建议对每个模块的作者做好标注,方便开发找到负责人沟通。同时,做好各大模块的标题和大纲,供开发查找。
  4. 一份需求文档一定会修改好几个版本,一般采用R(Requirement)0、R2.0……来表示版本号。

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